مطلوب مساعد تنفيذي وسكرتير مجلس الإدارة لشركة جلاكسو سميث كلاين في جدة
مساعد تنفيذي :
إدارة مكتب نائب الرئيس وجنرال موتورز وضمان أفضل دعم في فئته لـ VP & GM Saudi Arabia والذي يتضمن تنظيم أحداث واجتماعات الإدارة وجدولة وترتيب اجتماعات داخلية وخارجية مع الموزعين وشركاء الأعمال وغيرهم وفقًا للمتطلبات
إدارة الوظيفة الإدارية لـ GSK المملكة العربية السعودية ، والتي تشمل على سبيل المثال لا الحصر اجتماعات الإدارة ، اجتماعات مجلس GSAL واجتماع المساهمين وإعداد محاضر اجتماعات وجدولة اجتماعات شركاء الأعمال الخارجيين
تقديم الدعم الإداري للفرق القانونية والامتثال
إعداد التقارير والمذكرات والرسائل والمستندات الأخرى
حفظ واسترجاع سجلات الشركة والمستندات والتقارير
البحث وإجراء البيانات لإعداد الوثائق للمراجعة والعرض من قبل مجالس الإدارة واللجان والمديرين التنفيذيين
الدعم في التحضير للاجتماعات
إدارة تقويم الآلية العالمية ومواعيده
سجل محاضر الاجتماعات
قم بإعداد العرض التقديمي حسب طلب الآلية العالمية
قراءة وتحليل المذكرات الواردة والرسائل المرسلة وتوزيعها حسب الحاجة
إدارة ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين داخل السعودية والزوار من GSK
أداء واجبات المكتب التي تشمل طلب اللوازم للمكتب
تقديم الدعم الإداري العام
سكرتير مجلس إدارة :
المتابعة والتأكد من أن اجتماعات المجلس تعقد في غضون الحدود الزمنية المحددة.
تنظيم وإدارة اجتماعات المجلس
التواصل – عند الاقتضاء ، نتائج مداولات المجلس عبر أصحاب المصلحة
المساعدة في جمع أوراق مجلس الإدارة وتصفيتها لضمان الامتثال لحوكمة شركة GSK.
الاحتفاظ بجميع الوثائق والتقارير ذات الصلة بالمجلس
تنظيم وإعداد جداول الأعمال وأخذ محاضر اجتماعات مجلس الإدارة والاجتماعات السنوية حسب الحاجة
استشر المدير القانوني للشركة عند الضرورة لمعالجة قضايا الامتثال القانوني الصعبة التي يشاركها أعضاء مجلس الإدارة
الشروط :
يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في التعليم أو الإدارة أو القانون
خبرة لا تقل عن سنتين في الإبلاغ عن الدور الإداري إلى مستويات المدير أو المدير العام
سوف تكون المعرفة التوثيق القانوني الأساسي التفاضلية
سجل أداء قوي في الدور الإداري
إجادة مايكروسوفت أوفيس
القدرة على الحفاظ على السرية التامة
القدرة على ترتيب الأولويات بشكل فعال
الاهتمام الشديد بالتفاصيل
القدرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط
مهارات تواصل جيدة ، كلامية وخطية
