مطلوب مشرف الشؤن الإدارية في شركة لإستيراد وتوزيع المواد الغذائية في المدينة المنورة
المهام الوظيفية :
– متابعة التزام العاملين بقيم الشركة، و ذلك من خلال تلقي رفع شكاوى الموظفين بالفرع و التى تتعلق بمخالفات القيم بالشركة الى ادارة القسم ليتسنى اتخاذ الاجراء اللازم
– إدارة البيانات الادارية على نظام الـ SAP ومنها المعلومات الشخصية، مستحقات الموظفين و كشوف الرواتب من خلال ادخال البيانات و المحافظة على سريتها حتي تتمكن ادارة الموارد البشرية و شؤون الموظفين من تقديم الخدمات المطلوبة لمنسوبي الفرع
– اصدار فواتير صندوق الموارد البشرية و اصدار فواتير التأمينات الاجتماعية و ذلك عن طريق المواقع الالكترونية للمنشأة او مراجعة الفرع لضمان استلام مبلغ الدعم للشركة
– مراجعة كافة الدوائر الحكومية عند اللزوم بالتنسيق مع مدير الشئون الحكومية و منها (ادارة الجوازات – مكتب العمل – الادارة العامة للمرور – وزارة الداخلية و دوائر حكومية اخرى) بتفويض رسمي بتمثيل الشركة، من أجل الحصول على التراخيص اللازمة و متابعة طلبات الشركة لدى هذه الادارات و حل المشكلات لديها ان وجدت لضمان سير العمل فى الفرع
– إنشاء و إكمال ملفات الموظفين عن طريق جمع كل المستندات المطلوب إدراجها بكل ملف حسب سياسة الموارد البشرية و الإحتفاظ بها بمسؤولية شخصية مباشرة فى المكان المخصص لها و ذلك لمطابقة هذا الإجراء لقوانين و إجراءات قانون العمل
– المتابعة مع المنسق لحضور و انصراف موظفي الفرع بشكل إسبوعي من خلال تطبيق نظام البصمة لكافة الموظفين و ارسال التقارير بهذا الشأن بشكل شهري لادارة شئون الموظفين ومدراء الادارة حتى تؤخذ الاجراءات اللازمة
– الاشراف التام للتاكد من سلامة جميع ممتلكات الشركة الثابتة و المنقولة عن طريق الحصول على و الاحتفاظ بتعهدات شخصية من الموظفين بصيانة هذه الممتلكات و استخدامهم لها فى غرض العمل فقط، و تسلمها منهم بنفس الحالة عند انتهاء مهماتهم بالشركة حسب سياسة الشركة المتبعة
– المسؤولية الكاملة عن مطابقة بيئة العمل لمعايير الصحة و السلامة من خلال المتابعة المستمرة لتوفير الاحتياجات التى تؤدى لذلك أو سد الثغرات الموجودة، وصولا الى بيئة عمل صحية و سليمة
– القيام بتوفير السكن المناسب لبعض الموظفين و العمال حسب شروط تعاقداتهم، و ذلك عن طريق ترشيح الوحدات السكنية الملائمة لهذا الغرض ثم التفاوض و التعاقد مع المالك من أجل ضمان استقرار هؤلاء الموظفين فى سكنهم مع المحفاظة على أى مفروشات خاصة بالشركة
– اجراء تحقيقات ادارية محددة بتفويض من المدير المباشر عند حدوث بعض المخالفات لسياسات الشركة و من ثم تسليم نتائج التحقيق الى ادارة القسم لاتخاذ الاجراءات اللازمة
– التنسيق المستمر مع المدراء بالفرع بخصوص توفير خدمات إدارية تمكنهم من نقل موظفين، ترقيتهم، انهاء عقودهم، توجيه إنذارات أو التعامل مع الإستقالات و ذلك بالرجوع الى سياسات الموارد البشرية من أجل تطبيقها بعد التنسيق مع مدير القسم
– التعامل مع كل الموظفين و المدراء من الاقسام المختلفة بمنتهى المهنية و الاحترافية و ذلك من خلال ابداء الاحترام لكل منسوبي الفرع ليكون قدوة حسنة تشجع العاملين على الالتزام بتعليمات و سياسات الشركة
– تقديم الخدمات الاعتيادية لكافة الموظفين فى إطار حقوقهم التعاقدية كخطابات التعريف و حجز تذاكر الطيران و غيرها لضمان الرضى الوظيفي لدي منسوبي الفرع و حل مشاكلهم المتعلقة بالعمل
– القيام بتمثيل الشركة رسميا امام الغير بشكل مثالي من خلال الإلتزام الشخصى بكل معايير الاحترافية وجودة الاداء مع تجسيد قيم شاهيني طوال الوقت، ليكون سفيرا يترك أفضل الانطباعات عن الشركة لدى الدوائر المختلفة التي يتعامل معها
– مراجعة الرواتب الشهرية بشكل صحيح من خلال نظام ال SAP لمراجعة الادخالات مع الادارة المالية لضمان تحويل الرواتب بشكل صحيح قبل يوم 25 من كل شهر
– القيام بمهام اخرى تتعلق بعمل مايكلف به من قبل مديره المباشر
– الإطلاع على رواتب و مزايا الموظفين بغرض تحضير كشوف الرواتب الشهرية فقط
– المشاركة فى إجراء التحقيقات الإدارية بعد موافقة مدير قسم الموارد البشرية
– الإحتفاظ بملفات الموظفين و كذلك الأوراق الرسمية لإدارة شئون الموظفين
– التوقيع لدى الجهات الحكومية و الرسمية نيابة عن الشركة بموجب تفويض رسمي مسبق
الشروط :
• سعودي الجنسية
• مؤهل بكلوريوس جامعي مناسب ويفضل في مجال الادارة و مايعادلها
• تحدث لغة انجليزية
• خبرة لاتقل عن 5 سنوات في الشئون الإدارية
• مكان العمل المدينة المنورة (دوار عروة)
• معرفة متقدمة ببرنامج الإكسل
• معرفة جيدة ببرنامج الساب (SAP)
• تأمين طبي شركة بوبا
• 30 يوم إجازة في السنة
• مسار وظيفي واضح ,تطوير وظيفي
• الدوام من الساعة 8 صباحا إلى الساعة 5 مساء – الجمعة والسبت إجازة
إرسال السيرة الذاتية على الإيميل بعنوان (مشرف الشؤن الإدارية – المدينة المنورة) :
[email protected]
