وظيفة سكرتير تنفيذي تطرحها غرفة الشرقية في الدمام
المهام الوظيفية :
– ينوب عن مدير مكتب المدير العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض
و الأجازات أو خلو المنصب
– إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
– إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى
– المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
– إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
– تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
– تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
– حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
– إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
– إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
– تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
– كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
– التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
– مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
الشروط :
بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) – بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
– بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال – بكالريوس نظم معلومات إدارية
– خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 5 سنوات منها سنة على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)
– خبرة ثلاث سنوات كسكرتير مساعد (خبرة داخل الشركة)
حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
– تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
– التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
– التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
– التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف
– التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
– التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
– التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
– مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
– مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
– المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
– إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
