مطلوب مسؤولة مكتب استقبال بشركة شرق الدلتا السعودية المحدودة في جدة
المهام الوظيفية :
أداء إدارة المكتب والواجبات الكتابية.
قم بالرد على نظام هاتف متعدد الخطوط وقم بإدارة المكالمات عن طريق توجيهها إلى الامتدادات المناسبة أو أخذ الرسائل وتسليمها داخل نظام الرسائل الخاص بنا إلى جانب إعداد المكالمات الجماعية على النحو المطلوب.
إدارة سجل المكتب لمن يدخل ويخرج من المكتب.
رحب بالزوار واصطحبهم إلى المكتب أو الشخص المناسب.
الرد على أسئلة الزائر بمهنية ولباقة.
فرز وتوزيع رسائل البريد الواردة والتعامل مع البريد الصادر.
إجراء المكالمات الصادرة والمكالمات الجماعية حسب الحاجة.
صياغة المستندات المكتبية ومراجعتها وتصحيحها.
اقبل عمليات التسليم والبريد ، ونظمها لتوزيعها على المستلمين المناسبين باستخدام نظام بريد المكتب وتأكد من وصولهم إلى المستلم في الوقت المناسب مع إدارة البريد الصادر والطرود للاستلام.
قم بإدخال البيانات الأساسية عند الحاجة.
طلب وتخزين اللوازم المكتبية.
تشغيل وصيانة أجهزة المكاتب بما في ذلك الطابعات وآلات التصوير والفاكس.
الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة.
ضمان الامتثال لقواعد وأنظمة الشركة.
المساعدة في إصدار تصاريح الضيف وبطاقات هوية الموظف.
المساعدة في إجراء حجوزات غرف الاجتماعات وترتيبات تقديم الطعام وحجوزات السفر.
الشروط :
شهادة جامعية في إدارة الأعمال
خبرة لا تقل عن 3-4 سنوات في خدمة العملاء والعمل المكتبي
إتقان الكمبيوتر
مهارات الاتصال اللفظي والكتابي قوية
القدرة على العمل بشكل مستقل
منظم للغاية وموجه نحو التفاصيل
