مطلوب مديرة مكتب بالرياض
المهام الوظيفية :
– المساعدة في العمليات اليومية
-إدارة اليوميات وجدولة الاجتماعات الخارجية / الداخلية وإعداد جداول الأعمال والاجتماعات الدقيقة ومتابعة نقاط العمل
– حجز جميع السفر والإقامة عند الحاجة
– إعداد وإثبات و / أو تحرير المراسلات والاتصالات والعروض التقديمية والوثائق الأخرى
– الرد على المكالمات ، والتعامل معها بطريقة احترافية وفعالة ، وضمان إعادة توجيه الرسائل (إن وجدت) إلى الأفراد المناسبين.
– تقارير النفقات
– تقارير مخصصة
– تنفيذ المشاريع عند الاقتضاء
– إنشاء وصيانة نظام ملفات فعال.
– تنظيم الأحداث والأنشطة مثل حفلات المكتب وعروض الإفطار والمناسبات الاجتماعية
– مراجعة العقود المتعلقة بالمكتب
– إدارة غرف الاجتماعات
– مراقبة الجدول الزمني اليومي للسائق
– مراقبة واجبات ومسؤوليات مساعدي المكتب / موظفي الاستقبال
– حضور الزوار إذا كان مساعد المكتب / موظف الاستقبال غير متوفر.
– إدارة مقاولي الصيانة المكتبية (HVAC ، السباكة ، الإضاءة ، الطابعات ، المنظفات)
– إعادة التدوير – رتب الشركة لجمع أي مواد قابلة لإعادة التدوير
-التنسيق مع فريق تكنولوجيا المعلومات الإقليمي لمتطلبات المكتب / الموظفين
– الإنترنت والاتصال – الاتصال بالموردين فيما يتعلق بالمشكلات ، ومراقبة الفواتير وانتهاء العقد.
– مراقبة وتحديث جهاز تعقب حركة جهاز تكنولوجيا المعلومات
– احصل على عروض الأسعار وفقًا لأفضل الممارسات ، وقم بإعداد LPO’s
– تجهيز وجرد المؤن والقرطاسية
– مبادرات توفير التكاليف المكتبية.
– اعداد خطابات الاعمال.
– الشراكة مع الموارد البشرية لتحديث وصيانة سياسات المكتب حسب الضرورة
– تقديم الدعم العام للزوار
– التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات على جميع المعدات المكتبية
– المساعدة في ملء طلبات تقديم العروض المختلفة.
– تدقيقات المشرف الداخلي
– مكافحة غسيل الأموال / اعرف عميلك تعقب / مراقبة طلب العناية الواجبة لمكافحة غسيل الأموال
– إدارة التقييمات المطلوبة من قبل فرق المملكة المتحدة / الإقليمية
– إدارة علاقات العملاء والتعامل بفعالية مع جميع الموظفين وجهات الاتصال التجارية الخارجية مع نقل موقف إيجابي موجه نحو الخدمة
– مسؤول عن تحديث معلومات الموقع
– المساعدة في مهام وسائل التواصل الاجتماعي عند الحاجة
– إدارة قاعدة بيانات العميل
الشروط :
– سعودية الجنسية
– بطلاقة باللغتين العربية والإنجليزية
– متعلم إلى مستوى درجة البكالوريوس
– خبرة ثلاث سنوات على الأقل في دور EA أو إدارة المكاتب / الإدارة الإدارية
– مهارات التعامل مع الآخرين متطورة والقدرة على بناء العلاقات والحفاظ عليها مع العملاء والزملاء
– مستوى عال من مهارات الاتصال الكتابي واللفظي
– الكفاءة في Microsoft Office (Word و Excel و PowerPoint)
– القدرة على العمل بمبادرة ذاتية ولديها نهج استباقي وإيجابي
– قادرة على التحلي بالمرونة إذا لزم الأمر فيما يتعلق بالتغطية الإدارية في المكتب
– المرونة والقدرة على التكيف للتعامل مع مجموعة من المهام المختلفة والعمل لساعات إضافية للوفاء بالمواعيد النهائية
– تقدير وفهم قضايا السرية
المميزات :
الراتب من 8000 إلى 9000 ريال سعودي + مزايا أخرى
