مطلوب سكرتير في الهيئة العامة للإحصاء بالرياض
المهام الوظيفية :
– إجراء الأنشطة اليومية مع ضمان الامتثال للسياسات والإجراءات.
– المساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات بما يتماشى مع الممارسات الرائدة.
– إقامة علاقات عمل مع أصحاب المصلحة الداخليين ذوي الصلة.
– جمع ردود الفعل من أصحاب المصلحة الداخليين بشأن القضايا التي يتم مواجهتها والمتطلبات الأخرى.
– المساهمة في إعداد التقارير المرحلية الموجهة إلى جميع أصحاب المصلحة المعنيين لإبقائهم على علم بالتقدم المحرز.
– مقابلة الزوار والترحيب بهم والتأكد من توجيههم بشكل صحيح إلى الأفراد المعنيين.
– الرد على المكالمات الهاتفية واستقبال الرسائل أو إعادة توجيه المكالمات لضمان معالجة جميع الاستفسارات بشكل صحيح.
– تشغيل المعدات المكتبية مثل آلات النسخ والفاكس وأنظمة الهاتف، وتنسيق الصيانة عند الحاجة.
– التنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين لإبلاغهم بحدوث الاجتماع ووقته لضمان حضور جميع الأطراف المطلوبة.
– تنظيم جداول أعمال الاجتماع والجداول الزمنية للمدير المباشر وتنسيق المتطلبات اللوجستية لضمان توافر خدمات القرطاسية والضيافة اللازمة.
– حضور الاجتماعات حسب الحاجة، والرد على الأسئلة والطلبات، وتوثيق الحضور لإبلاغ المدير المباشر بأي حضور مفقود.
– مراجعة وتقييم الاستفسارات الواردة من أجل التوصل إلى استجابات مناسبة وفقا لتوجيهات وتعليمات المدير المباشر.
– إعداد الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باستخدام اللغة المهنية المناسبة والتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين لضمان التسليم في الوقت المناسب.
– تحديث قاعدة البيانات بدقة بالأسماء والأرقام الداخلية والخارجية للتتبع المناسب والمرجع المستقبلي.
الشروط :
– حاصل على درجة البكالوريوس في التخصصات الإدارية أو ما يعادلها.
– لا يشترط الخبرة السابقة.
