مطلوب مساعد إداري في شركة الدرعية بالرياض
المهام الوظيفية :
إجراء الأنشطة اليومية اللازمة مع الحد الأدنى من الإشراف لضمان استمرارية العمل.
تقديم الدعم في إجراء خدمات السكرتارية والحفاظ على سرية المعلومات المتعلقة بالمكتب.
تلقي المراسلات والبريد والمعاملات الواردة والصادرة لتنظيمها وتسجيلها في النظام.
المساعدة في تطوير التقارير والمذكرات والرسائل والخطب كما طلب الرئيس.
إرسال جميع مستندات المكتب الرئيسية بالإضافة إلى تصنيفها وفهرسها وفقًا لسياسات وإجراءات الأرشفة المعتمدة.
استلم وإجراء مكالمات هاتفية لرئيس المكاتب والهاتف الفهرس والعناوين لإنشاء جدول مذكرات الرئيس والمواعيد.
المساعدة في تنظيم الاجتماعات وفقًا للبرامج والتعيينات والتزامات الرئيس لضمان حضور جميع أصحاب المصلحة المطلوبين.
نرحب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها وضمان رضا الزوار وحضور أي طلبات لاحقة.
تقديم الخدمات بما في ذلك توافر الغرفة وإعداد الغرفة والقرطاسية المطلوبة ووسائل الراحة في الاجتماعات.
حضور الاجتماعات للمساعدة في توثيق محاضر الاجتماعات والخطوات التالية وتوصيل القرار التنفيذي لأصحاب المصلحة المعنيين.
قم بإعداد الترتيبات اللوجستية قبل وأثناء الحدث للرئيس بما في ذلك السفر والفنادق النقل
الشروط :
تنفيذ العمليات اليومية لضمان استمرارية العمل وتلبية متطلبات العملاء الداخلية
القيام بالأنشطة المعقدة بشكل معتدل وتجمع المعلومات المطلوبة لتسهيل اتخاذ القرارات الإدارية
الامتثال للسياسات والإجراءات المعمول بها لضمان تنفيذ المهام المخصصة باستمرار ووفقًا للأطر الإجرائية المحددة مسبقًا
تنفيذ المسؤوليات على أي مشاريع خاصة أو مبادرات تحسين الجودة التي حددها كبار التقارير
التنسيق داخليًا عبر أصحاب المصلحة وخارجيًا مع البائعين والعملاء لفهم متطلباتهم
التنسيق مع الوكالات ذات الصلة وتحليل استطلاعات السوق التي توفرها أطراف ثالثة وتفسير البيانات للمشاركة في تحسين أداء أعمال
قم بتطوير وتحديث أدوات التقارير والقوالب لتحسين جودة التقارير القياسية
أداء المهام الإدارية مثل أنشطة التقارير والتوثيق والمراقبة والامتثال بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب
تحليل التقارير القياسية لتحديد الفروق وتصاعد القضايا إن وجدت
