انطلاقا من دور وزارة الخدمة المدنية في تأطير وتنظيم مراحل الوظيفة العامة، يبرز هدف تقديم أفضل الخدمات للعملاء المستفيدين من الوزارة هدفا عاما متعدد الجوانب، الذي منه العناية بمن ساهموا بجهودهم المثمرة طوال مدة خدمتهم الوظيفية.
وتأتي عملية إجراءات تحقيق الخدمة ومراحل إعداد بيان الخدمة واحدة من الخدمات التي تولي لها الوزارة اهتماما خاصا، من خلال إدارة تحقيق الخدمة المنبثقة من وكالة وزارة الخدمة المدنية للشئون التنفيذية، ووكالة الوزارة المساعدة للمراجعة والتوثيق، التي تندرج تحت مهامها تحقيق خدمات الموظفين والمستخدمين الذين يشغلون وظائف ثابتة في الميزانية، وذلك بعد انتهاء خدماتهم ومن ثم إعدادها في بيان يتم إرساله الى المؤسسة العامة للتقاعد، لاستكمال صرف مستحقاتهم التقاعدية في ضوء الخدمة المحتسبة لغرض التقاعد، إلى جانب الرد على استفسارات الجهات الحكومية والمراجعين فيما يخص إجراءاتها.
وعندما نتناول بشي من التفصيل إجراءات تحقيق الخدمة، فهي تنطلق من استلام المعاملة وتدقيق محتوياتها والتأكد من اكتمال متطلباتها، يلي ذلك الدخول الى نظام (الوظيفة العامة تحقيق الخدمة) والبحث برقم الهوية أو الحفيظة أو برقم الوظيفة، لتكون المرحلة الثالثة بعد ذلك هي التحقق من بيانات المعلومات الشخصية وتصحيح الأخطاء واكمال ما ينقص منها، ثم التحقق من الوقوعات الوظيفية ودراستها من الناحية النظامية، والتأكد من أي وقوعات أخرى مثل الخدمة السابقة والإجازات الاستثنائية والدراسية والغياب والجزاء والإعارة وتمديد الخدمة والاستمرار بالعمل بعد انتهاء الخدمة، والتأكد من عدم تأثير أي منها على المدة القانونية للتقاعد المبكر، ليتبع ذلك في تراتبية الإجراءات أرشفة كاملة للمعاملة في نظام (الوظيفة العامة تحقيق الخدمة)، ويأتي بعد تلك الإجراءات إصدار بيان الخدمة من نسختين وخطاب طلب الاستحقاق، ليتم بعد ذلك إحالة المعاملة مع البيان لموظف التدقيق ثم تحال لصاحب الصلاحية لغرض التوقيع، والمصادقة النهائية على البيان وإرساله ومرفقاته للمؤسسة العامة للتقاعد ونسخة منه للجهة لتسليمها لصاحب الشأن.
