مطلوب سكرتير تنفيذي – الرياض

مطلوب سكرتير تنفيذي في مدينة الرياض

المهام الوظيفية :
– استلام البريد اليومي.
– عرض البريد على المدير.
– توجيه البريد وفقاً للاختصاص.
– تصوير البريد القادم بحسب الأهمية.
– توزيع البريد على الأقسام المتخصصة.
– حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ.
– تسجيل البريد الصادر.
– حفظ صورة عن البريد الصادر.
– إرسال البريد الصادر.
• معالجة الاتصالات الهاتفية إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.
– استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
– معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
– تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة.
– إجراء الاتصالات للمدير.
– تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.
• إعداد المراسلات
– تحرير المادة المكتوبة.
-طبع المادة المُحررة.
– إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
– تصوير المستندات والأوراق المطلوبة.
– تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.
• تنظيم الاجتماعات
– حجز القاعات من أجل الاجتماعات.
– توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع.
– تجهيز قاعة الاجتماع.
– استقبال المُشاركين في الاجتماع.
– تدوين الملاحظات في الاجتماع.
– توزيع أوراق الاجتماع.
• تنظيم مواعد المدير
– العام تسجيل بيانات الزوار.
– عرض الأجندة على المدير.
– تجهيز البيانات للمدير.
• ترتيب السفريات
– جمع البيانات المُرتبطة بالسفر.
– عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها.
– إعداد ملف السفر.
– إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير.
– إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير.
• تنظيم محفوظات الإدارة
– تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات.
– تصنيف المحفوظات.
– ترميز المحفوظات. فهرسة المحفوظات.
– إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة.
– جلب الملفات عند طلبها.
• متابعة أعمال الإدارة
– تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة.
– الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي.
– اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع.
– حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.
• استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
– مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج
Word
– تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج
Power point.
– إنشاء الجداول باستعمال برنامج
Excel
– تنظيم المواعيد باستعمال برنامج
Out Look
– إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج
Access.
– تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.
– مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.
• إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة
– إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة.
– تنسيق إجازات العاملين.
– رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف العاملين للإدارة المختصة.
– تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.

الشروط :
عربي الجنسية
المؤهل بكالوريوس.
ساعات العمل :9 ساعات يوميا
أيام العمل: 5 ايام اسبوعيا
الراتب: عند المقابلة.

ارسال السيرة الذاتية على الايميل وكتابة عنوان الوظيفة في العنوان :
[email protected]