مطلوب سكرتيرة في الرياض
المهام الوظيفية :
تنفيذ الخطط و التعليمات وتطبيق سياسة العمل، و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام في أعمال الإدارة العليا و التأكد من سير العمل وفقاً للنظام المعتمد في المنشأة .
إعداد جدول المواعيد و الأعمال اليومية الخاصة بمكتب المدير العام .
إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام .
المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام والاشراف على النظافة و الترتيب .
تحرير وصياغة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالمدير العام .
حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام واستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل وحفظ المستندات وتوجيهها للمختصين بالمنشأة .
كتابة محاضر جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها .
التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام أو الاجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الاجتماع.
مساعدة المدير العام فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف حسب توجيهاته .
إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب المدير العام و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين .
تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها .
التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية والكهربائية الموجودة .
التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية في مكتب المدير العام ومكاتب أفراد العمل الأخرى ومتابعة احتياجات المنشأة .
التواصل مع كافة افراد العمل بما يتم توجيهه المدير العام .
التواصل مع عملاء المنشأة سوأ كان عبر الاتصال او البريد الالكتروني او وسائل التواصل المتاحة الأخرى بحسب توجيه المدير العام .
حجز تذاكر السفر و الفنادق والمواصلات و بطاقات دخول المعارض والمؤتمرات والندوات وغيرها و تنظيم كافة رحلات العمل .
كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه للمدير العام كل نهاية أسبوع .
الشروط :
سعودية الجنسية
مؤهل لايقل عن الثانوية العامة ، مع إجادة المهارات والمبينة أعلاه
إجادة اللغة العربية بطلاقة تحدثا وقراءة وكتابة .
التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي المكتبية و المحمولة وأجهزة الاتصالات الحديثة باحتراف
القدرة على الاتصال الفعال وإدارة أعمال متنوعة في نفس الوقت .
اللباقة في الحديث وحسن المظهر .
القدرة على عمل ساعات إضافية حسب ما يتطلبه العمل .
من سكان مدينة الرياض ويفضل في احياء ( وسط وشمال الرياض ) .
وجود مواصلات متوفرة .
سليم الحواس .
العمر لايقل عن 25 ولايزيد عن 35.
اجتياز المقابلة الشخصية والاختبار المعد لهذه الوظيفة .
