مطلوب مدير مكتب بمؤسسة موديز في الرياض
المهام الوظيفية :
توفير دعم إداري عالي المستوى للمسؤول الإقليمي والموظفين الإقليميين وتقديم خدمة عملاء ممتازة للعملاء الداخليين والخارجيين. العمل كحلقة وصل مع المكاتب الأخرى وإدارة المباني المحلية لضمان تنسيق جميع عمليات المكتب وتشغيلها بسلاسة.
إدارة عمليات المكتب الإقليمي ، والعمل كحلقة وصل لإدارة المبنى في جميع القضايا المتعلقة بمرافق المكتب
الاتصال بالمكتب الرئيسي
العمل كحلقة وصل مع مكاتب Moody الأخرى لضمان توصيل احتياجات المكتب. وهذا يشمل تنسيق تعيين الموظفين الجدد ومعالجة طلبات الشراء وتخطيط أحداث المكتب والمشاركة في المبادرات على مستوى المجموعة كما هو محدد
توفير المساعدة الإدارية العامة لموظفي المكتب لتشمل النسخ ، والفاكس ، وحفظ الملفات ، وعمل جداول البيانات ، وإعداد العروض التقديمية حسب الضرورة. اكتساب والحفاظ على فهم جيد لأعمال Moody من أجل تقديم خدمة العملاء المثلى. يستخدم المبادرة لإعفاء المديرين التنفيذيين من العمل التفصيلي.
تنظيم اجتماعات العملاء للموظفين في المنطقة من خلال الاتصال المباشر بالعملاء وتسجيل هذه الاجتماعات في أنظمة Moody.
العمل بمثابة دعم إداري لضمان توفير التغطية أثناء استراحات الغداء والاجتماعات أو في أوقات الغياب.
قد يُطلب منك الاحتفاظ بسجلات الحضور لجميع المنتسبين في المكتب الإقليمي. في مثل هذه الحالات ، يجب أن يكتسب المنسق فهمًا جيدًا لسياسات الحضور الخاصة بـ Moody وأن يضمن أن جميع السجلات حديثة ومحدثة.
قد يتم استدعاؤهم لطلب وصيانة مخزون المكتب والقرطاسية وإمدادات الاحتياطي الفيدرالي السابق ومستلزمات المؤن.
الشروط :
خبرة ذات صلة بالعمل في بيئة الشركات
معرفة عملية مثبتة قوية ومهارة في Microsoft Office Suite بما في ذلك Outlook و Word و Excel و PowerPoint.
Outlook في التقويم القدرة على إنشاء وتعديل المواعيد والمواعيد المتكررة باستخدام المخطط الإلمام بميزات مثل التسميات والمواعيد الخاصة ؛ في البريد الإلكتروني ، القدرة على إنشاء وإرسال وإعادة توجيه البريد الإلكتروني بالإضافة إلى تنفيذ عمليات إرسال البريد الإلكتروني والإلمام بميزات مثل إدارة الصندوق والفرز والبحث.
Word القدرة على إنشاء وتعديل الاتصالات باستخدام ميزات مثل الرأس التذييلات ، ترقيم الصفحات الجداول دمج البريد الارتباطات التشعبية.
Excel القدرة على فهم وإنشاء واستخدام الوظائف والصيغ المتقدمة.
PowerPoint القدرة على إنشاء العروض التقديمية وتعديلها باستخدام وظائف متقدمة مثل الرسوم المتحركة والانتقال وإدراج المخططات والرسوم البيانية والكائنات ودمج العروض التقديمية.
مهارات تنظيم ممتازة
مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين وطريقة الهاتف
مهارات الاتصال الشفوي والكتابي المتقدمة – القدرة على نقل الأفكار بوضوح وإيجاز ؛ القدرة على تكوين مسودة اتصالات للتوزيع على مستوى القسم تتطلب الحد الأدنى من التحرير من قبل المدير.
القدرة على تعدد المهام والتكيف مع تحول الأولويات
التوجه القوي نحو العمل الجماعي
يتطلب الحد الأدنى من الإشراف
مهارات اللغة العربية بطلاقة كتابة وتحدثا الإنجليزية بطلاقة الفرنسية مرغوبة
