مطلوب مساعد تنفيذي او مدير مكتب في الرياض
المهام الوظيفية :
– المساعدة في العمليات اليومية
– إدارة اليوميات ، وجدولة الاجتماعات الخارجية / الداخلية ، وإعداد جداول الأعمال ، والاجتماعات الدقيقة ومتابعة نقاط العمل
– حجز جميع السفر والإقامة عند الحاجة
– إعداد وإثبات و / أو تحرير المراسلات والاتصالات والعروض التقديمية والوثائق الأخرى
– الرد على المكالمات ، والتعامل معها بطريقة احترافية وفعالة ، وضمان إعادة توجيه الرسائل (إن وجدت) إلى الأفراد المناسبين.
– تقارير النفقات
– تقارير مخصصة
– تنفيذ المشاريع عند الاقتضاء
– إنشاء وصيانة نظام ملفات فعال.
– تنظيم الأحداث والأنشطة مثل حفلات المكتب وعروض الإفطار والمناسبات الاجتماعية
– مراجعة العقود المتعلقة بالمكتب
– إدارة غرف الاجتماعات
– مراقبة الجدول اليومي للسائق
– مراقبة واجبات ومسؤوليات مساعدي المكتب / موظفي الاستقبال
– حضور الزوار في حالة عدم توفر Office Assistant / Receptionist.
– إدارة مقاولي الصيانة المكتبية (HVAC ، السباكة ، الإضاءة ، الطابعات ، المنظفات)
– إعادة التدوير – رتب الشركة لجمع أي مواد قابلة لإعادة التدوير
-التنسيق مع فريق تكنولوجيا المعلومات الإقليمي لمتطلبات المكتب / الموظفين
– الإنترنت والاتصال – الاتصال بالموردين فيما يتعلق بالمشكلات ، ومراقبة الفواتير وانتهاء العقد.
– مراقبة وتحديث جهاز تعقب حركة جهاز تكنولوجيا المعلومات
– احصل على عروض الأسعار وفقًا لأفضل الممارسات ، وقم بإعداد LPO’s
– تجهيز مخزون وادوات مكتبية وجرد
– مبادرات توفير التكاليف المكتبية.
– اعداد خطابات الاعمال.
– الشراكة مع الموارد البشرية لتحديث وصيانة سياسات المكتب حسب الضرورة
– تقديم الدعم العام للزوار
– التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات على جميع المعدات المكتبية
– المساعدة في ملء طلبات تقديم العروض المختلفة.
– منسق ESG
– تدقيقات المشرف الداخلي
– مكافحة غسيل الأموال / اعرف عميلك تعقب / مراقبة طلب العناية الواجبة لمكافحة غسيل الأموال
– إدارة التقييمات المطلوبة من قبل فرق المملكة المتحدة / الإقليمية
– إدارة علاقات العملاء والتعامل بفعالية مع جميع الموظفين وجهات الاتصال التجارية الخارجية مع نقل موقف إيجابي موجه نحو الخدمة
– مسؤول عن تحديث معلومات موقع الويب
– المساعدة في مهام وسائل التواصل الاجتماعي عند الحاجة
– إدارة قاعدة بيانات العميل
ارسال السيرة الذاتية على الايميل بعنوان Office Manager or Executive Assistance :
[email protected]
