مطلوب مسؤول خدمات مساندة في الرياض
المهام الوظيفية :
القيام بنقل التوجيهات وتسليم الخطة المعتمدة لخدمات النظافة إلى منسق التشغيل والصيانة وتوجيهه لتطبيقها وحثه على الالتزام بها والتأكد من تطبيقها بشكل كامل.
الاطلاع على التقارير الدورية المتعلقة بخدمات النظافة ومراجعتها ومطابقتها مع الخطة المعتمدة للتأكد من سير العمل وتحديثها عند الحاجة وإبداء التوصيات رفعها إلى مشرف الخدمات المساندة
الاطلاع على التقارير الدورية المتعلقة بخدمات الأمن والحماية ومراجعتها ومطابقتها مع الخطة المعتمدة للتأكد من سير العمل وتحديثها عند الحاجة وإبداء التوصيات رفعها إلى مشرف الخدمات المساندة.
إعداد خطاب الإنذار لشركات الأمن والحماية غير المتلزمة بالعمل.
إدارة عمليات وضع كاميرات المراقبة بالموقع الاستراتيجي في فروع الشركة.
استلام طلبات الصيانة العلاجية من الوحدات الإدارية والفروع والمعارض واتخاذ اللازمة بشأنها بأسرع وقت ممكن وبالشكل الذي يقلل فترات تعطل العمل إلى أدنى حد ممكن.
المتابعة على أعمال الصيانة المنفذة من خلال القيام بجولات تفقدية ميدانية لمواقع العمل والتأكد من جودة الأعمال المنفذة.
متابعة على تطبيق برامج الصيانة الدورية على مباني الشركة وفروعها ومعارضها مثل: اللوحات الدعائية، أعمال الكهرباء، وغيرها) للتأكد من جاهزيتها باستمرار وفقاً للخطط المعتمدة وتزويد مشرف الخدمات المساندة بالمستجدات.
مراقبة الأعمال المنجزة والإشراف على أداء شركات ومؤسسات الصيانة بشكل دوري (يومي، أسبوعي، شهري) و إعداد التقارير الدورية المتعلقة بها ورفعه إلى مشرف الخدمات المساندة.
المتابعة من تنفيذ عمليات الصيانة تبعاً للجداول والمواعيد الموضوعة بلتنسيق مع مسؤول التشغيل والصيانة.
متابعة وتطوير أساليب الصيانة بشكل مستمر وذلك لتحسين مستوى الأداء وتقليل الأعطال المتكررة.
إعداد التقارير الدورية عن أداء شركات ومؤسسات الصيانة موضحاً فيها مدى التزامهم بأداء العمل المطلوب والمتفق عليه في العقود المبرمة معهم.
إعداد خطاب الإنذار لشركات ومؤسسات الصيانة غير المتلزمة بالعمل.
أرشفة نسخة من جميع المستندات والتقارير الدورية وغيرها في الملف المخصص لذلك كما يتم حفظ نسخة بالنظام الإلكتروني
إدارة توفير المشتريات النثرية من الأدوات واللازمة لخدمات النظافة والصيانة.
إستقبال طلبات الشراء من كافة الوحدات الإدارية وتحليلها وتنظيم عملية شرائها وفقاً للوائح والإجراءات المعتمدة.
المتابعة على توفير متطلبات وإحتياجات الشركة النثرية، القرطاسية، المكتبية الاستهلاكية من المواد والخدمات والأعمال.
إعداد كشوفات بمعدلات استهلاك المحروقات والزيوت وعمل خطط للحد الاستخدام الفائض عن الحاجة.
مراجعة طلبات الاحتياجات وحدود إعادة الطلب لقطع الغيار ومستلزمات الصيانة.
دراسة طلبات إصلاح السيارات في الورش الخارجية الواردة من منسق التشغيل والصيانة.
القيام بجولات تفقدية بشكل مفاجئ على السيارات ومقارنة التقارير الواردة من منسق التشغيل والصيانة المتعلقة بالحالة الفنية للسيارات
المتابعة على تقديم الخدمات الإدارية لكافة موظفي الشركة بما في ذلك تأمين حجوزات سفرهم، وتذاكر سفرهم وتأمين الحجوزات الفندقية في المواعيد والشروط المطلوبة وبحسب السياسات المعتمدة.
المتابعة على توجيه عمال النظافة والتأكد من إلتزامهم بالمحافظة على نظافة مكاتب ومرافق الشركة.
المتابعة على إستقبال ضيوف وزوار ومراجعي الشركة وتأمين الضيافة اللازمة لهم.
المتابعة على تنفيذ طلبات (خدمة ضيف) الواردة من الوحدات الإدارية.
مراجعة واعتماد كشوفات دخول الزوار لمباني الشركة.
مراجعة واعتماد طلبات مواد مكتبية ومطبوعات الواردة من الوحدات الإدارية.
إدارة الممتلكات والمباني والمكاتب التابعة للشركة للتأكد من المحافظة عليها بالمظهر المناسب.
متابعة عمليات توزيع وتركيب الخطوط الهاتفية لدى الموظفين في الشركة.
متابعة حصر وترقيم وجرد أصول الشركة وإعداد سجلات متكاملة لها بالتنسيق مع الوحدات الإدارية ذات العلاقة.
متابعة عمليات تداول الأصول في الشركة (تسليم سيارة، نقل مكتب، نقل الأثاث… الخ)
متابعة دقة وكفاءة جميع الوثائق الخاصة بالأصول وتحديثها بشكل مستمر.
متابعة الدفع الدوري لإيجارات مواقع الشركة (الفروع، المعارض، المستودعات).
متابعة عمليات المحافظة على مباني وموجودات مقرات الشركة وصيانتها.
متابعة إدارة مفاتيح مواقع ومكاتب الشركة الداخلية من حيث صرفها واستعادتها من الموظفين وإدارة سجل خاص بذلك.
متابعة رخص الدفاع المدني والبلديات من الإصدار والتجديد وارشفتها يدوياً او إلكترونياً بحيث يسهل الرجوع إليها عند الحاجة
الشروط :
عدد ايام العمل (5) ايام
متفرغ تماما للعمل غير مسجل في التأمينات الاجتماعية .
الخبرة لا تقل عن سنين في مجال الخدمات المساندة
