مطلوب موظف استقبال وخدمات مساندة في شركة محاماة عالمية في الرياض
المهام الوظيفية :
يوفر خدمة سكرتارية كاملة للمدير أو القسم المعين ؛ توجيه المتصلين والمراسلات حسب الضرورة والمساعدة في صياغة الردود وإنهائها عند الاقتضاء لضمان التعامل مع جميع الأمور بكفاءة وفعالية
يتعامل مع البريد الإداري الوارد والصادر – البريدي والبريد السريع – ويحتفظ بالسجلات المناسبة.
يجعل ترتيبات السفر بطريقة فعالة من حيث الوقت ، بما في ذلك التأشيرة ، وحجز مسارات الرحلات ، وأماكن الاجتماعات ، والفنادق ، واستئجار سيارة ، وما إلى ذلك.
يراقب إجراءات السرية ويسجل ويتتبع الوثائق لضمان المستوى المناسب من الأمن والمراقبة.
يوفر خدمة إدارة الوقت / اليوميات للمدير لضمان قدرته على حضور جميع الاجتماعات الرئيسية وفقًا للجدول الزمني المخطط له ويساعد في تحسين استخدامه للوقت
يؤسس ويحافظ على السجلات وأنظمة الإيداع
التحقق من كشوف الفواتير والتحقق منها فيما يتعلق بالسفر والترتيبات ذات الصلة التي تم إجراؤها والتأكد من دفع المطالبات في الوقت المحدد
تطبيق ومراقبة جميع تطبيقات الإجازات من خلال Oracle
إدارة فواتير العميل لتقديم التقارير في الوقت المناسب ودفع كل شيء في الوقت المحدد
يتخذ جميع الترتيبات اللازمة لعقد اجتماعات اللجنة الداخلية ويحضر ، إذا لزم الأمر ، كسكرتير لتسجيل الإجراءات
يراقب فعالية العمليات الإدارية للمكتب ويوصي بالتحسينات عند الحاجة
يؤدي واجبات أخرى ذات صلة أو مهام ذات صلة حسب التوجيهات
المساعدة في المستندات (التحويل والتنسيق والطباعة والمسح الضوئي).
التسجيل في المؤتمرات والندوات الهامة مطلوب من الموظفين الحضور.
مساعدة فريق تطوير الأعمال في المكتب الرئيسي عند زيارتهم لمكتب دبي.
التنسيق مع الأمناء الآخرين عندما يسافر موظفون من أقسام مختلفة معًا.
تغطية وتسلم المسؤوليات من إجازة ابن الأمناء.
الشروط :
إتمام الثانوية العامة
يفضل الحصول على درجة البكالوريوس.
الحد الأدنى من الخبرة 3-1 سنوات كسكرتير او مساعد إداري.
معرفة جيدة بـ Microsoft Office – Word و Excel و PowerPoint – وتطبيقات الكمبيوتر الأخرى؛ معرفة جيدة باللغة الإنجليزية
ارسال السيرة الذاتية باللغة الانجليزية الى الايميل :
[email protected]
