مطلوب سكرتير تنفيذي في شركة جمجوم فارما بجدة
المهام الوظيفية :
الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك
حضور الاجتماعات والاحتفاظ بالدقائق.
استقبال وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.
التعامل مع جميع المراسلات الصادرة والواردة وتحديد أولوياتها البريد الإلكتروني والرسائل والطرود وما إلى ذلك
قم بعمل ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
تعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة.
إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
راقب اللوازم المكتبية وتفاوض على الشروط مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة.
الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.
إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير على النحو المحدد.
الشروط :
3-5 سنوات خبرة بدوام كامل في المستودعات الهندسية.
شهادة في إدارة الأعمال أو مجال نسبي.
خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مماثل.
بارع في برامج MS Office وبرامج المكتب الخلفي مثل ERP
معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية بالإضافة إلى المفردات الفنية للصناعة ذات الصلة.
الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.
قدرات الاتصال والتفاوض المتميزة.
النزاهة والسرية.
إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
