مطلوب مسؤول أول مراقبة المستندات في شركة أصول المتكاملة العقارية بالرياض
المهام الوظيفية :
ينفذ حلول إدارة المستندات والبيانات مع التركيز بشكل أساسي على التحكم في المستندات وإدارة السجلات.
يدير تطبيقات إدارة البيانات و المستندات.
يقوم بمعالجة نوع واحد أو أكثر من أنواع المستندات من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات أصول المحددة جيدًا.
يضمن أن متطلبات التحكم في المستندات المحددة مسبقًا ويتم استيفاؤها بشكل مرض طوال مدة المشروع.
استلام المستندات وتتبعها ومراقبتها باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات والحفاظ على قواعد البيانات وإنتاج السجلات والإرسالات والتقارير الأخرى كما هو مطلوب. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام أتمتة المكاتب القياسية الأخرى أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم.
يبدأ والرد على المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.
مواكبة تقنيات القسم والتقنيات والخدمات ذات الصلة بمجال المسؤولية.
يعمل مع الموظفين الآخرين حسب الحاجة لتطوير وتحسين الخدمات.
يستجيب لبيئة التكنولوجيا المتغيرة ويشارك في أنشطة صنع القرار المتعلقة بضوابط المشروع.
يساعد فريق المشروع في التقاط المعلومات الإلكترونية وتحديد موقعها.
يحافظ على نظام توزيع البيانات المعمول به والجدول الزمني للمشروع المعين.
قد يقوم بمراجعة النظام أو الجدول الزمني كما هو مطلوب لضمان الموافقات والتوزيع في الوقت المناسب.
يسرع المراجعة والموافقة على التوقيع وإصدار المستندات.
اتبع جميع السياسات والعمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات الوظيفية ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة خاضعة للرقابة ومتسقة.
قم بإعداد مخرجات وتقارير وظيفية دقيقة وفي الوقت المناسب لتلبية المتطلبات والسياسات والمعايير المؤسسية والوظيفية.
تطبيق سياسات وإجراءات وضوابط الصحة والسلامة والأمن وإدارة البيئة لضمان سلامة الموظفين والامتثال التشريعي وتقديم مستندات عالية الجودة والموقف البيئي المسؤول.
المساهمة في التحسين المستمر للأنظمة والعمليات والممارسات الوظيفية مع الأخذ في الاعتبار أفضل الممارسات الدولية وتحسين العمليات التجارية وخفض التكاليف وتحسين الإنتاجية.
الشروط :
درجة البكالوريوس في الإدارة أو ما يعادلها
الحد الأدنى لمدة سنتين في مجال الخبرة ذي الصلة.
معرفة عملية بنظام إدارة المستندات الإلكترونية
التواصل الكتابي والشفوي الجيد والمهارات التنظيمية والشخصية بالإضافة إلى القدرة الواضحة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع وإدارته.
