مطلوب مساعد اداري في الشؤون الصحية بوزارة الحرس الوطني
المهام الوظيفية:
1- تقديم الدعم الإداري للإدارة أو القسم المخصص من خلال الرد على الهاتف، وأخذ الرسائل، وحفظ مفكرة الإدارة، وجدولة المواعيد، واستقبال الزوار، والتعامل مع الطلبات والاستفسارات، وأخذ الإملاء والمحاضر وإدخال البيانات بدقة.
2- العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين؛ تقديم الدعم العام للزوار.
3- إدارة الاستفسارات الروتينية والإحالة إلى الموظفين المسؤولين.
4- استلام وفحص وتسجيل وتوزيع وتحديد أولويات جميع البريد الوارد والرسائل الإلكترونية ومذكرات المراسلات. الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية واليدوية.
5- إعداد ردود على المراسلات الروتينية وإكمال النماذج والمستندات المطلوبة الأخرى.
6- عمل نسخ من المراسلات والمواد الأخرى حسب الحاجة.
7- تسليم المراسلات العاجلة داخل وخارج الإدارة، أينما كان ذلك ضروريًا.
8- التنسيق مع موظفي الإدارة والعملاء الداخليين والخارجيين لتسهيل الاتصال والإجراءات المطلوبة نيابة عن الإدارة.
9- التنسيق مع جميع مستويات المساعدين الإداريين للتعامل مع الطلبات والاستفسارات من الإدارة والإدارة العليا.
10- تتبع ومراجعة النتائج المترتبة على محاضر اللجان وتقديمها لمزيد من المراجعة والإجراءات، حسب التعليمات.
11- القيام بالواجبات العامة للمكتب مثل طلب اللوازم والحفاظ على أنظمة إدارة السجلات وأداء المحاسبة الأساسية.
12- الحفاظ على قوائم الاتصال المحدثة.
13- إنتاج التقارير والعروض التقديمية والملخصات، حسب الحاجة.
14- الحفاظ على ثقة العملاء وحماية العمليات من خلال الحفاظ على سرية المعلومات.
15- أداء المهام الأخرى المتعلقة بالوظيفة.
الشروط:
1- أن يكون المتقدم أو المتقدمة سعودي الجنسية.
2- درجة البكالوريوس في تخصص (إدارة الأعمال، الإدارة العامة، العلاقات العامة، اللغة الإنجليزية، اللغات والترجمة، الإدارة المكتبية) أو ما يعادلها.
3- إجادة استخدام الحاسب الآلي وخصوصاً برامج شركة مايكروسوفت (أوفيس).
