مطلوب سكرتير تنفيذي في شركة جمجوم فارما بجدة
المهام الوظيفية :
الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.
حضور الاجتماعات وحفظ المحاضر.
استقبال وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.
التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة وتحديد أولوياتها البريد الإلكتروني والرسائل والطرود وما إلى ذلك
اتخاذ ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة.
إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض على الشروط مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة.
الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.
إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير كما تم تعيينها.
الشروط :
3 الى 5 سنوات من الخبرة بدوام كامل في نفس المجال
شهادة في إدارة الأعمال أو المجال ذي الصلة.
خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مماثل.
يتقن برامج MS Office وبرامج المكتب الخلفي
معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية بالإضافة إلى المفردات الفنية للصناعة ذات الصلة.
الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.
قدرات تواصل وتفاوض متميزة.
الطلاقة في اللغتين العربية والإنجليزية.
