مطلوب أخصائي إداري في جدة
المهام الوظيفية :
• المساعدة في إعداد الميزانية والتخطيط المالي.
• مراقبة وإدارة نفقات المكاتب، وضمان فعالية التكلفة.
• معالجة الفواتير، وإدارة المصروفات النثرية، والاتصال بالإدارة المالية للمدفوعات.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها.
• المساعدة في تطوير وتنفيذ الأنظمة والعمليات الإدارية.
• الحفاظ على المعلومات السرية والحساسة بنزاهة.
• المساعدة في إدارة الإمدادات المكتبية، بما في ذلك تتبع المخزون والطلب.
• التأكد من أن بيئة المكتب نظيفة ومنظمة وتتم صيانتها جيدًا.
• التنسيق مع دعم تكنولوجيا المعلومات للمسائل التقنية وصيانة المعدات.
• تقديم المساعدة الإدارية للإدارة العليا والموظفين الآخرين حسب الحاجة.
• إعداد وتحرير المستندات والتقارير والعروض التقديمية.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والبريد.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات دقيقة ومنظمة، الإلكترونية والمادية.
• إدخال وتحديث وصيانة البيانات في الأنظمة وقواعد البيانات المختلفة.
• إنشاء وتحليل التقارير لدعم عمليات صنع القرار.
• دعم المشاريع المختلفة من خلال توفير المساعدة الإدارية، مثل جدولة الاجتماعات، وإعداد المواد، وتتبع التقدم.
• التعاون مع أعضاء الفريق لضمان تحقيق أهداف المشروع والمواعيد النهائية.
• تطوير وصيانة نظام منظم لإدارة الملفات الإلكترونية والوثائق.
• التأكد من تصنيف جميع الملفات الإلكترونية وتصنيفها وتخزينها بشكل صحيح لسهولة استرجاعها.
• تحديث وصيانة قواعد بيانات المستندات بشكل منتظم، وضمان الدقة والاكتمال.
• تنفيذ أفضل الممارسات لمراقبة المستندات وأمن البيانات.
• تدريب الموظفين على إجراءات الإيداع الإلكتروني وضمان الامتثال لمعايير الشركة.
• المساعدة في تخطيط وتنظيم أحداث الشركة والاجتماعات والمؤتمرات.
• إدارة الخدمات اللوجستية للأحداث، بما في ذلك اختيار المكان، والنقل، وأماكن الإقامة.
• إدارة التقويمات وجدولة المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر.
• تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات، بما في ذلك حجز الغرف، وإعداد المعدات، وتقديم الطعام.
• تقديم المساعدة الإدارية للإدارة العليا والموظفين الآخرين حسب الحاجة.
• إعداد وتحرير المستندات والتقارير والعروض التقديمية.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والبريد.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات دقيقة ومنظمة، الإلكترونية والمادية.
الشروط :
• خبرة في إدارة البيانات وتوليد التقارير.
• الإلمام بإجراءات إدارة المكاتب والمبادئ المحاسبية الأساسية.
• المعرفة بالبرامج والأدوات ذات الصلة لإدارة المشاريع والجدولة.
• خبرة مع أنظمة إدارة الوثائق وبرامج حفظ الملفات الإلكترونية.
• قد يلزم العمل الإضافي من حين لآخر للوفاء بالمواعيد النهائية أو أحداث الدعم.
• ساعات العمل: من الأحد إلى الخميس دوام كامل 5 أيام في الأسبوع (8 صباحا – 5 مساءا)
