مطلوب سكرتير في وزارة الطاقة في الرياض
المهام الوظيفية :
يساعد في أنشطة تقديم الدعم الإداري للمسؤول المباشر من خلال استكمال المهام الرئيسية مثل: (جدولة الاجتماعات.
تجهيز / إعادة توجيه المكالمات وإدارة المكالمات الجماعية. -حجوزات السفر).
يساعد في التأكد من إبلاغ جميع الحاضرين بأجندة الاجتماعات وجداولها الزمنية، والتأكد من مواءمتها لجدول أعمال الحضور.
يدعم مهام إعداد وصياغة محاضر الاجتماعات وتسجيل الحضور.
ينسق مع أصحاب المصلحة المعنيين لإعداد الملفات والمعلومات التي يحتاجها المسؤول المباشر قبل الاجتماعات الرئيسية.
يحضر الطلبات والوثائق الواردة للمسؤول المباشر وفقًا للأولوية.
يتأكد من توافر اللوازم المكتبية في مكتب المسؤول المباشر.
يساعد في إدارة البريد / المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالمسؤول المباشر.
ينسق لإدارة المرافق (مثل التنظيف) والمهام ذات الصلة بالمكتب.
يدعم جميع المهام المتعلقة بخدمات الضيافة بالمكتب.
يلتزم بضوابط وسلوكيات العمل وسياسات الأمن السيبراني بالوزارة والإجراءات الخاصة بالوحدة التنظيمية.
يقوم بأي مهام أخرى تكلف من قبل الرؤساء المباشرين.
الشروط :
إدارة الوقت
إدارة الأولويات
تميّز الخدمات
الالتزام
خدمة العملاء
العمل الجماعي
التعاون
مهارات التواصل الكتابية واللفظية
حل المشاكل
اتخاذ القرارات
المرونة والتكيّف
التطورّ والاستطلاع
روح المبادرة
الابتكار
التفكير التحليلي
التنسيق اللوجستي والإداري
الفهرسة والتكشيف
الكتابة والتقارير
إدارة الوثائق وارشفتها
ادارة الشؤون الادارية
درجة الدبلوم في إدارة الأعمال أو أي تخصص مرتبط بمجال العمل
