مطلوب مسؤول المستندات بشركة الفلك للمعدات والتجهيزات الإلكترونية بالخبر
المهام الوظيفية :
استلام ومراجعة وتوزيع وثائق المشروع بما في ذلك المخططات والمواصفات والتقارير والمراسلات.
تنفيذ وصيانة نظام التحكم في المستندات لتتبع وتخزين وثائق المشروع بشكل منهجي.
التأكد من أن جميع المستندات حديثة ومُصنفة بشكل صحيح ومؤرشفة وفقًا لسياسات الشركة.
التواصل مع مديري المشاريع والمهندسين وأصحاب المصلحة لتسهيل تداول المستندات والحصول على الموافقات اللازمة.
تنظيم وحضور اجتماعات المشروع لتسجيل المحاضر وتتبع الإجراءات المتعلقة بالوثائق.
مراجعة المستندات للتأكد من دقتها واكتمالها والامتثال للمعايير المعمول بها.
التأكد من أن عمليات التحكم في المستندات تتوافق مع لوائح الصناعة وأفضل الممارسات.
توفير التدريب والتوجيه لأعضاء الفريق بشأن إجراءات إدارة المستندات وأدوات البرمجيات.
مساعدة الموظفين في البحث عن المستندات واسترجاعها حسب الحاجة.
إنشاء وصيانة التقارير المتعلقة بحالة المستندات والمراجعة والتدقيق.
مراقبة وإعداد التقارير عن فعالية عمليات التحكم في المستندات، والتوصية بالتحسينات حسب الضرورة.
الشروط :
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
خبرة مثبتة في التحكم في المستندات أو إدارتها.
معرفة قوية بأنظمة وبرامج التحكم في المستندات.
مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام دقيق بالتفاصيل.
مهارات تواصل وتواصل شخصية قوية.
القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بشكل فعال.
