مطلوب مساعد اداري في هيئة التأمين
المهام الوظيفية:
– التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.
– تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
– مساعدة أعضاء الفريق لضمان اكتمال المهام في الوقت المحدد.- تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.
– الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
– تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
– الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.
– تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
– تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.
– توزيع البريد من الديوان إلى الدوائر والموظفين المعنيين ومناولة البريد المحول بين الإدارات والدوائر.
– يقوم بتوصيل الخطابات والطرود الصادرة إلى الجهات الحكومية والخاصة و ذات العلاقة .
– يقوم باستلام المعاملات الموجهة للهيئة من الجهات ذات العلاقة .
– متابعة إنهاء المعاملات والإجراءات لدى الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة .
– تجديد كافة الوثائق والتراخيص الخاصة بالشركة.
– متابعة البريد وإحضاره لمقر الشركة.
– يقوم بإعداد الأوراق والملفات والسجلات المنظمة لعمله .
– إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
الشروط:
1- دبلوم إدارة مكتبية أو دبلوم سكرتير تنفيذي، أو مجال ذي صلة.
2- لا تشترط الخبرة.
