مطلوب مساعد اداري بجمعية الوداد الخيرية لرعاية الأيتام بجدة
المهام الوظيفية :
فرز جميع المهام المطلوبة من الرئيس التنفيذي سواء ببريد رسمي أو محاضر الاجتماعات أو غيره
تجهيز المرفقات اللازمة لمدير الإدارة
النقاش مع مدير الإدارة حول المهام المطلوبة وتزمينها
رفع ومتابعة المهام مع رؤساء الأقسام المرتبطة بمدير الإدارة
فرز جميع المهام المطلوبة من مدير الإدارة سواء ببريد رسمي أو محاضر الاجتماعات أو غبره
تجهيز المرفقات اللازمة لرؤساء الأقسام
النقاش مع رؤساء الأقسام حول المهام المطلوبة وتزمينها
تنسيق وتنظيم الاجتماعات الداخلية لأقسام الإدارة والخارجية مع الإدارات الأخرى وتحرير المحاضر ومتابعة القرارات المرتبطة بها
أخذ طلبات الاجتماع مدراء الإدارات والفروع أو رؤساء الأقسام والأجندة المطروحة
تحديد المواعيد وتنسيقها والإرسال للمعنيين
إعداد المحاضر وإرسالها للمعنيين ومتابعة القرارات
ارشفة المحاضر وحفظها
رفع ورصد وجمع متحققات مؤشرات الأداء ومبادرات الأقسام والإدارة
متابعة الأقسام في المتحققات للمؤشرات والمبادرات
استعراض المتحققات وتقرير المبادرات مع مدير الإدارة للتعديل والاعتماد
إرسالها لإدارة التميز المؤسسي واستقبال الملاحظات
إرسال المتحققات و المبادرات بعد الاعتماد
متابعة مشتريات الإدارة مع قسم المشتريات
رفع طلبات الشراء المرتبطة بالإدارة
متابعة طلبات الشراء مع قسم العقود والمشتريات
استلام إيصال السداد وتسليم الفاتورة لقسم العقود والمشتريات
رفع طلبات الاسر في بوابة علم
